Société en formation : signez avant l’immatriculation sans rester débiteur

Une société en formation permet de préparer une activité avant son immatriculation : ouvrir un compte, signer un bail, commander un logiciel ou souscrire une assurance. Tant que l’immatriculation n’est pas réalisée, toutefois, la société n’a pas de personnalité juridique. Les personnes qui signent les contrats s’engagent donc personnellement, sauf si les actes sont ensuite repris dans les conditions prévues.

À quel moment une société est-elle réellement en formation ?

La période de formation commence lorsque le projet de constitution devient suffisamment concret. Plusieurs démarches peuvent le montrer : décision de créer la société, recherche de financements, dépôt des apports sur un compte bloqué, rédaction des statuts, désignation éventuelle d’un commissaire aux apports ou négociation de contrats nécessaires au lancement.

Une simple idée d’entreprise ne suffit pas. Il doit exister une intention identifiable de constituer une société, confirmée par les démarches déjà engagées. Le contexte et les actes accomplis permettent d’apprécier cette situation.

La période se termine avec l’immatriculation de la société au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou, selon l’activité et la forme concernée, au Registre national des entreprises (RNE). À cette date, la personne morale acquiert sa personnalité juridique. Elle peut alors détenir des droits, assumer ses obligations et devenir partie aux contrats repris.

En pratique, il est préférable de limiter cette phase transitoire. Une période qui s’étire augmente le nombre d’engagements personnels, complique leur suivi et accroît le risque qu’un contrat soit oublié lors de la reprise. Une durée ne dépassant pas 6 mois constitue un repère prudent pour conserver un dossier cohérent.

Quels engagements peuvent être pris avant l’immatriculation ?

Les fondateurs peuvent conclure les actes utiles à la constitution et au démarrage de l’activité. Il peut s’agir d’actes préparatoires, comme la publication d’une annonce légale, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou la commande d’une prestation de création.

Des actes nécessaires au lancement peuvent également être conclus : bail commercial, achat de matériel, véhicules, machines, logiciels ou marchandises, souscription d’assurances professionnelles et embauche. Chaque dépense doit toutefois être appréciée selon son utilité et son niveau de risque. Plus l’engagement est important ou durable, plus sa formalisation doit être précise.

La mention qui relie le contrat à la future société

Chaque acte destiné à être repris doit identifier sans ambiguïté la société future et préciser qu’il est conclu au nom et pour le compte de la société en formation. Il convient d’indiquer la dénomination envisagée, la forme sociale, le siège projeté et l’identité du signataire.

Cette formulation ne supprime pas immédiatement l’engagement personnel du signataire. Elle montre cependant que le contrat a été souscrit pour la société à naître et facilite son rattachement lors de la reprise.

Une clause suspensive d’immatriculation peut aussi protéger les parties, notamment pour un bail ou un contrat coûteux. Elle prévoit que l’accord ne produira pleinement ses effets que si la société est immatriculée. Cette clause ne remplace ni la mention de la société en formation ni la procédure de reprise appropriée.

Ne pas confondre vitesse de lancement et précipitation contractuelle

Le risque ne dépend pas uniquement du montant d’un acte, mais aussi de l’enchaînement des engagements. Un bail, une commande de 10 000 € et une promesse d’embauche peuvent sembler distincts. Avant l’immatriculation, ils créent pourtant un écart entre l’activité déjà engagée et la société qui n’existe pas encore juridiquement.

Un registre chronologique des devis acceptés, contrats signés, factures et avances permet de contrôler chaque engagement. Il doit notamment faire apparaître le signataire, la mention utilisée, le montant, la date et la procédure de reprise prévue.

Qui supporte les dettes tant que la reprise n’a pas eu lieu ?

Avant l’immatriculation, le cocontractant peut se retourner contre la personne qui a signé. L’associé, le fondateur ou le futur dirigeant ne peut pas invoquer l’absence de personnalité morale pour échapper à l’engagement : la société ne peut pas encore être débitrice.

Dans les sociétés commerciales, les personnes ayant agi au nom de la société en formation sont en principe tenues solidairement des obligations nées des actes accomplis. Le créancier peut donc demander le paiement à l’un des signataires.

Dans les sociétés civiles, la responsabilité est en principe indéfinie et répartie entre les associés à proportion de leur participation au capital. Ainsi, pour une dette de 10 000 € dans une société civile détenue à parts égales par deux associés, chacun peut être concerné à hauteur de 5 000 €, sous réserve des circonstances et des stipulations applicables.

La reprise régulière de l’acte transfère l’engagement à la société avec effet rétroactif à la date de sa conclusion. Le signataire est alors libéré pour cet acte. À l’inverse, un acte non repris demeure à sa charge, même si la société utilise ensuite le bien, le service ou les locaux concernés.

Les trois voies pour faire reprendre les actes par la société

La méthode dépend principalement de la date à laquelle l’acte a été conclu. La rigueur documentaire compte à chaque étape. La reprise ne se déduit pas d’un simple remboursement ou de l’utilisation du contrat par la société.

L’état des actes annexé aux statuts

Pour les engagements pris avant la signature des statuts, les associés peuvent joindre un état des actes accomplis pour le compte de la société en formation. Chaque acte doit être identifiable. L’état mentionne notamment sa date, le cocontractant, son objet, son montant, sa durée et ses principales obligations.

La signature des statuts emporte alors, sous les conditions requises, reprise de ces actes lors de l’immatriculation. Une description trop vague peut rendre le rattachement incertain. Il est donc préférable de reprendre les informations figurant sur le contrat ou le devis accepté.

Le mandat : précis, daté et limité

Après la signature des statuts, les associés peuvent mandater une personne pour agir. Un mandat trop général expose à la contestation. Il doit viser les contrats autorisés, leur finalité, leur plafond financier, leur durée et, si nécessaire, le cocontractant.

Le mandat peut, par exemple, autoriser la signature d’un bail pour un local déterminé et l’achat d’un logiciel dans une limite financière fixée. Cette précision permet de vérifier si l’acte conclu entre bien dans le périmètre confié.

La décision expresse après l’immatriculation

Lorsque l’acte n’a pas été annexé aux statuts ou ne relève pas d’un mandat valable, les associés peuvent décider expressément de le reprendre après l’immatriculation. La décision doit identifier le contrat concerné et respecter les règles de majorité prévues par les statuts et la forme sociale.

Cette solution permet de régulariser un acte oublié. Elle ne doit toutefois pas devenir systématique : jusqu’à la décision de reprise, l’engagement reste personnellement supporté par la personne qui a contracté.

Comment suivre les frais avancés et sécuriser le dossier ?

Les dépenses engagées pour la création doivent être justifiées et conservées : honoraires de conseil, frais d’annonce légale, frais bancaires, assurances, études, formalités ou achats utiles au démarrage. Les contrats, factures et preuves de paiement facilitent la reprise et le remboursement.

Lorsque la société reprend l’engagement ou accepte le remboursement, l’associé qui a avancé les fonds peut être remboursé ou voir sa créance inscrite en compte courant d’associé.

Sur le plan comptable, les frais d’établissement peuvent être enregistrés immédiatement en charges ou inscrits à l’actif, notamment au compte 201 « frais d’établissement », puis amortis. Lorsqu’ils sont immobilisés, leur amortissement ne peut pas excéder 5 ans. Le choix doit rester cohérent avec la nature des dépenses et les règles comptables retenues par l’entreprise.

• Recenser chaque acte avant le dépôt du dossier d’immatriculation.
• Vérifier la présence de la mention « au nom et pour le compte de la société en formation ».
• Annexer aux statuts l’état des actes déjà conclus.
• Établir un mandat écrit pour les engagements à prendre après la signature des statuts.
• Conserver les contrats, factures, preuves de paiement et décisions de reprise.
• Après l’immatriculation, contrôler que les actes oubliés font l’objet d’une décision expresse.

Pour un bail, une acquisition importante, une embauche ou un contrat à risques, une relecture par un professionnel du droit ou du chiffre peut sécuriser le dossier. Le coût d’une formalisation précise reste généralement inférieur à celui d’un engagement qui demeure personnellement dû.